Инструкция о порядке проведения проверок учреждений - источников комплектования
1.Общие положения
Инструкция о порядке проведения проверок учреждений- источников комплектования устанавливает единые правила контроля за соблюдением учреждениями-источниками комплектования государственных архивов порядка ведения делопроизводства и архивов, также оформления результатов этой работы. В зависимости от вида контроля госархивами осуществляются комплексные, тематические, контрольные и инспекторские проверки.
Комплексная проверка осуществляется в целях проверки одновременно всех направлений деятельности учреждения по ведению делопроизводства и архива.
Тематическая проверка осуществляется в целях проверки отдельно взятого направления деятельности учреждения в области ведения делопроизводства и ведения архива.
Контрольная проверка осуществляется в целях контроля за выполнением рекомендаций, данных в ходе комплексных или тематических проверок.
Инспекторская проверка осуществляется в целях установления правонарушений в сфере архивного законодательства и наложения соответствующих административных взысканий.
2.Подготовка к проверкам учреждений
Эффективность проводимых проверок зависит от уровня подготовленности проверяющего лица (куратора, инспектора), поэтому перед выходом в учреждение обязан изучить:
- Законодательные и нормативно-правовые акты по архивному делу;
- Основные правила работы государственных архивов КР (2009);
- Основные правила работы архивов организаций (2009);
- Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах КР (2007);
- Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (1980);
- Нормативно-методические документы, регулирующие деятельность архивных инспекторов (2008);
- Нормативно-методические разработки по вопросам ведения делопроизводства;
- Нормативно-методические разработки по вопросам ведения архивов учреждений;
- Нормативно-методические разработки по вопросам организации работы экспертных комиссий учреждений;
- Контрольно-наблюдательные дела проверяемых учреждений;
- Описи дел учреждений;
- Отчеты архивов учреждений;
- Предыдущие справки по проверкам учреждений;
- Предписания инспекторов и др. документы.
После теоретической подготовки проверяющим лицом (куратором, инспектором) составляется план проверки учреждения. Содержание плана зависит от цели посещения учреждения и вида планируемой проверки. Пункты плана проверки должны содержать конкретные ссылки на действующие законодательно-нормативные акты, а также на контрольные сроки рекомендаций предыдущих проверок. В необходимых случаях план проверки утверждается руководством государственного архива, в других - согласовывается с должностным лицом, ответственным за направление работы с учреждениями (заместителем директора, начальником отдела, заведующим сектором).
Проверки должны осуществляться только в учреждениях, включенных в списки учреждений-источников комплектования государственных архивов.
- Проверки учреждений
Комплексные проверки осуществляются в рамках общереспубликанской комплексной проверки по планам (вопросникам), утвержденным руководителем республиканского органа управления архивным делом. Аналогичные проверки могут проводиться также по инициативе государственных архивов в разрезе области, района, города или отдельного учреждения по планам, утвержденным руководителями государственных архивов. Такие проверки могут осуществляться также в новых учреждениях для более детального изучения состояния ведения делопроизводства и архивного дела в них и планирования дальнейшей работы с ними.
В процессе комплексных проверок устанавливается:
- Наличие в учреждении законодательных, нормативно-правовых и методических документов, регламентирующих ведение делопроизводства и архивного дела;
- Выполнение (внедрение) учреждением действующих законодательных, нормативно-правовых и иных документов по вопросам архивного дела и делопроизводства;
- Кадровое обеспечение службы делопроизводства и архива учреждения;
- Состояние организации документов в текущем делопроизводстве;
- Состояние сохранности документов в стадиях текущего и ведомственногохранения;
- Состояние работы по организации отбора документов и передаче на государственное хранение;
- Организация работы экспертных комиссий;
- Обеспеченность архива специально оборудованными помещениями для хранения документов;
- Соблюдение в архиве учреждения требуемых режимов хранения;
- Организация работы архива учреждения и др.
При описании каждого из направлений рекомендуется давать ссылки на статьи Закона о НАФ КР, пункты (подпункты) Типовой инструкции по ДОУ (делопроизводства) в КР, Основных правил работы архивов организаций, действующих положений об архивах, ЭК (ЦЭК), предыдущих контрольных рекомендаций и др. документов.
Тематические проверки осуществляются в соответствии с годовым планом работы государственного архива. Круг учреждений, подлежащих проверке, определяется проверяющим лицом (куратором, инспектором) исходя из положения дела в архивах и службах делопроизводства учреждений. В ходе таких проверок изучаются следующие выделенные направления.
а). В области проверки работы служб ведения делопроизводства устанавливается:
- Наличие Типовой инструкции по ДОУ (делопроизводству) в Кыргызской Республике (1995), отраслевой инструкции по ДОУ;
- Кадровое обеспечение работы (наличие службы ДОУ: канцелярии, общего отдела, сектора; при отсутствии - лица, ответственного за делопроизводство, назначенного приказом руководителя учреждения);
- Соблюдение правил оформления реквизитов документов, предусмотренных Типовой инструкцией, отраслевой инструкцией (бланк, текст, заголовок, адресование, датирование, подписание, согласование, визирование, утверждение и др.);
- Наличие согласованной с государственным архивом номенклатуры дел;
- Состояние ведения и формирования дел (в. т.ч. кадровой документации);
- Количество входящих и исходящих документов, контроль исполнения и др.
б). В области проверки работы архива учреждения устанавливается:
- Наличие положения об архиве учреждения;
- Условия хранения документов (наличие архива учреждения, его характеристика: изолированность, место расположения (подвальное, не пдвальное, сухое, сырое), площадь, укрепленность дверей, отопление (центральное, котельное, печное), освещение (естественное, искусственное), наличие охранной и пожарной сигнализации, наличие приборов измерения температурно-влажностного режима хранения документов, оснащенность стеллажами (металлические, деревянные, комбинированные), наличие шкафов (деревянные, металлические) и др.;
- Кадровое обеспечение архива учреждения (наличие заведующего архивом или лица, ответственного за архив, назначенного приказом руководителя учреждения);
- Выполнение функций по подготовке документов учреждения для дальнейшего хранения (прием документов из структурных подразделений, научно-техническая обработка и описание документов, передача документов на государственное хранение и др.);
- Выполнение функций по ведению учета документов архива учреждения (наличие отчета архива учреждения, наличие номенклатуры дел, описей дел; объем дел, хранящихся в архиве и их крайние даты, наличие фактов утери, порчи и др.).
в). В области экспертизы ценности документов учреждения устанавливаются:
- Наличие положения о ЦЭК (ЭК) учреждения;
- Выполнение функций по организации ежегодного отбора документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению;
- Выполнение функций по организации экспертизы ценности документов на стадии подготовки дел к передаче в архив учреждения;
- Выполнение функций по организации и проведению отбора дел к передаче в архив учреждения;
- Выполнение функций по рассмотрению нормативных и методических документов по вопросам работы с документами;
- Выполнение функций по рассмотрению описей дел и принятию решений об одобрении и представлении их на утверждение в государственный архив;
- Ведение протоколов ЦЭК (ЭК) и др.
Проверяющее лицо (куратор, инспектор) в зависимости от цели посещения учреждения по своему усмотрению может составлять и другие варианты планов тематических проверок. Такие проверки можно проводить как с охватом учреждений определенных отраслей (в разрезе области, района, города), также единичных учреждений разных отраслей.
Контрольные проверки осуществляются систематически в целях обеспечения реализации рекомендаций, выданных учреждениям по результатам комплексных и тематических проверок. Планирование и круг учреждений, подлежащих таким проверкам, определяется проверяющим лицом (куратором, инспектором) исходя из контрольных сроков рекомендаций, данных учреждениям.
В процессе контрольных проверок устанавливается:
- Выполнение рекомендаций, данных учреждениям по результатам комплексных проверок;
- Выполнение рекомендаций, данных учреждениям по результатам тематических проверок.
В справках контрольных проверок отражаются краткие сведения о работе учреждения только по устранению им ранее выявленных нарушений. В случаях невыполнения рекомендаций и отсутствия причин для их устранения учреждение на основании информации проверяющего лица (куратора, инспектора) привлекается к административной ответственности.
В архивах, где функции куратора и инспектора совмещены, итоги контрольной проверки являются основанием для составления протокола об административном правонарушении.
Инспекторские проверки осуществляются в случаях несоблюдения учреждениями и организациями требований законодательства по архивному делу. Работа инспектора осуществляется в соответствии с годовым планом (см. Приложение к годовому плану). По необходимости такие проверки могут проводиться и вне плана. При составлении плана инспекторских проверок учитываются результаты комплексных, тематических и контрольных проверок. Инспекторские проверки осуществляются в соответствии с «Методическими рекомендациями для архивных инспекторов по проведению инспекторских проверок и порядку оформления материалов административных дел» (2008).
Основанием для проведения инспекторской проверки являются:
- Сведения о выявленных нарушениях архивного законодательства и правил ведения делопроизводства;
- Факты утраты, порчи и уничтожения документов НАФ КР;
- Неисполнение рекомендаций комплексных, тематических и контрольных проверок;
- Решения административной комиссии по делам об административных правонарушенияхв сфере архивного законодательства о проведении повторной инспекторской проверки;
- Жалобы и заявления граждан на неисполнение запросов социально-правового характера;
- Жалобы, заявления и обращения руководителей (должностных лиц) учреждений на действия сотрудников госархивов.
В результате проверки инспектором составляется протокол об административном правонарушении. На учреждения, совершившие правонарушения в сфере архивного законодательства, могут налагаться административные взыскания в виде предупреждения или штрафа. Порядок наложения административных взысканий устанавливается Положением о порядке наложения административных взысканий за правонарушение в сфере архивного законодательства.
- Оформление результатов проверок учреждений
Результаты комплексных, тематических и контрольных проверок учреждений оформляются справками.
Справка - управленческий документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. При составлении текста справки необходимо придерживаться определенных правил.
Тексты справок рекомендуется разделять на две основные части, взаимосвязанных между собой.
В первой части указываются:
- Полное наименование вида справки (комплексная, тематическая, контрольная) и краткая формулировка проверки (о чем?);
- Дата проверки (число, месяц прописными буквами и год);
- Данные о проверяющем лице (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность);
- Цель проверки;
- Описание положения дела (по пунктам плана);
- Выявленные недостатки;
- Общие выводы.
Во второй части указываются:
- Рекомендации по устранению имеющихся недостатков;
- Контрольные сроки выполнения рекомендаций;
- Подпись проверяющего лица;
- Гриф согласования справки с руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ведение делопроизводство); заведующим архивом учреждения (лицом, ответственным за ведение архива учреждения);
- Гриф согласования справки с руководителем учреждения.
Грифы согласования оформляются для подтверждения согласия заинтересованных и ответственных лиц учреждений с содержанием текста справки.
При составлении текста справки нужно придерживаться стиля деловой речи. Текст справки должен быть ясным, информационно емким и убедительным. Ясность текста достигается логичностью и точностью выражения его содержания.
Текст справки должен отражать объективную действительность, не должен допускать двояких толкований. Формулировки должны быть безупречными в юридическом отношении, иметь правильные ссылки на законодательные и нормативно-правовые акты.
Текст справки должен быть также убедительным, содержащим аргументированную и логически обоснованную информацию, необходимую для составления ее рекомендательной части.
Рекомендательная часть справки должна содержать четкие предложения с конкретными сроками исполнения. Сроки исполнения рекомендаций, зависящих от прямого вмешательства руководителя учреждения, должны быть указаны по согласованию с ним.
При составлении объемной справки ее текст может состоять из разделов, подразделов, имеющих в необходимых случаях заголовки и нумерацию. Нумерация разделов обозначается арабскими цифрами.
Справки, составленные по итогам тематической и комплексной проверок, оформляются в двух экземплярах (оригиналах) на белом листе бумаги формата А4. На нижнем углу последнего листа слева оформляются грифы согласования справки со службами, отвечающими за ведение делопроизводства и архива учреждения (при их отсутствии - лицами, отвечающими за эти направления работ) и руководителем учреждения.
Справки подписываются проверяющим лицом, грифы согласования заполняются в соответствии с действующими правилами. Первый экземпляр справки вместе с сопроводительным письмом (на бланке для письма государственного архива), подписанным директором государственного архива (заместителем директора, отвечающим за работу с учреждениями) направляется в учреждение для выполнения рекомендаций. Второй экземпляр подшивается в дело «Переписка с учреждениями-источниками комплектования» для контроля руководства госархива. Третий экземпляр справки в копии вкладывается в контрольно-наблюдательное дело учреждения для контроля куратора.
Справка, составленная по итогам контрольной проверки, оформляется в двух экземплярах (оригиналах) на белом листе бумаги формата А4, подписывается проверяющим лицом. Один из них (после заполнения грифа согласования с учреждением) передается руководителю учреждения для выполнения указаний куратора, другой - вкладывается в контрольно-наблюдательное дело учреждения для контроля.
УТВЕРЖДЕНО
Протокол заседания ЦЭПК
30 мая 2011г. №4