Свою деятельность отдел по делам архивов осуществляет во взаимодействии с администрацией Канашского района и при организационно- методическом руководстве отдела архивов Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики.

Отдел руководствуется Федеральными законами «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Законом Чувашской Республики «Об архивном деле в Чувашской Республике», «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», а также Уставом  Канашского района и положением об отделе по делам архивов.

За отчетный период предусмотренные планом работы показатели развития архивного дела района выполнены. В сохраняющихся тяжелых условиях финансово- экономического положения в структуре администрации сохранен орган управления архивным делом- отдел со штатной численностью двух человек- начальника и ведущего специалиста.

В 2009 году отделу переданы принтер и еще 1 компьютер для привлечения студентов-  практикантов, в отделе имеются 3 компьютера, 2 принтера и копировальный аппарат, также в декабре месяце взамен старого приобретен новый копировальный аппарат.

В 2009 году отдел принимал участие во всех организационных мероприятиях, проводимых администрацией района, а именно:

в Единых информационных днях;

на собраниях граждан в сельских поселениях;

на праздновании «Акатуй- 2009» и т. д.

Актуальным явилась также подготовка и проведение семинара- совещания с ответственными работниками по делопроизводству в источниках комплектования. На совещании приняли участие заместитель директора по комплектованию и формированию Архивного фонда РГУ «Государственный архив современной истории Чувашской Республики» Л. Ю. Охоткина, начальник отдела комплектования и работы с ведомственными архивами В. В. Цыпленкова, проведена работа по оказанию методической и практической помощи по упорядочению документов постоянного хранения и по личному составу, по подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования. Также в декабре проведен обучающий семинар для специалистов архивных учреждений районов Чувашской Республики на базе Канашского районного архива.

Особое внимание уделялось вопросам совершенствования документальной части делопроизводства и обеспечению сохранности документов организаций- источников комплектования архива.

В этих целях проведены контрольные проверки делопроизводства и состояния ведомственного архива в двух  организациях- источников комплектования.     

В связи с сохраняющимся в последние годы большим объемом запросов социально- правового характера, значительный бюджет времени  затрачен на исполнение запросов.

Обеспечение сохранности и учет документов

Архивного фонда Чувашской Республики

            В условиях сохраняющегося повсеместного дефицита бюджетного финансирования архивных учреждений в отчетный период администрация района нашла возможность продолжить планомерную работу по укреплению материально- технической базы районного архива. В течение года отдел бесперебойно обеспечивался всеми необходимыми в работе материалами.

            УПФР в  г. Канаш и Канашском районе Чувашской Республики- Чувашии и Канашским отделом Управления Федеральной регистрационной службы по ЧР переданы отделу порядка 600 архивных коробок. Закартонированы 538 ед. хр. (фонды №№  77, 78, 239, 265, 272).

            В отчетном году продолжена работа по рациональному размещению (перемещению) архивных фондов согласно утвержденной схеме, параллельно проводилось их обеспыливание. В плановом порядке проведена комплексная работа по обеспечению сохранности и совершенствованию учета документов по архивным фондам № 210 совхоз «Урожай» и № 165 СХПК «Урожай». В этих целях проведена проверка наличия и состояние дел в количестве 400 ед. хр., по итогам которой все числящиеся в фондах дела на месте, взяты 50 дел с неудовлетворительным физическим состоянием, которые подвергнуты подшивке и мелкому ремонту.

            Принимались меры по соблюдению нормативных требований режима хранения архивных документов в архивохранилищах. Для поддержания санитарно- гигиенического режима ежемесячно проводились санитарные дни.

2.  Формирование Архивного фонда Чувашской Республики.

Организационно-методическое руководство ведомственными

архивами и организацией документов в делопроизводстве

учреждений, предприятий и организаций

            В области формирования архивного фонда в условиях сохраняющейся нестабильности сети учреждений- источников комплектования районного архива актуальным в работе явилось уточнение списка учреждений- источников комплектования. По состоянию на 01. 01. 2009 г. в списке источников числилось 45 учреждений. В 2010 году намечается изменение в списке в связи с обращением частных предприятий по заключению договора о сотрудничестве в области организации делопроизводства, ведомственной сохранности документов, отбора и передачи районному архиву на хранение документов, отнесенных к составу негосударственной части Архивного фонда Чувашской Республики.

            За отчетный период проведена работа:

оказание помощи в упорядочении документов и утверждении описей в ЭПК Минкультуры Чувашской Республики в количестве 351 ед. хр. и прием на хранение в архив управленческих документов количестве 443 ед. хр., по личному составу- 88 ед. хр.(ф. №№ 8, 265, 269, 270, 271, 272);

проведена контрольная проверка в 2 организациях района (управление образования администрации района и МП «Бюро технической инвентаризации Канашского района»);

оказана методическая помощь при проведении научно- технической обработки документов организациям- источникам комплектования и ликвидируемым организациям;

согласовано 3 номенклатуры дел (управление образования администрации района,  МП «Бюро технической инвентаризации Канашского района»), ГУЗ «Шихазанская межрайонная психиатрическая больница»;

работа по контролю за организацией делопроизводства и обеспечением ведомственной сохранности документов в источниках комплектования- в сельских поселениях района.

            В апреле 2009 года проведено совещание с ответственными лицами за делопроизводство и ведомственный архив  организаций- источников комплектования  по вопросам составления паспортов ведомственных архивов, составлению описей, по вопросам делопроизводства и архивного дела.

   3.   Создание информационно-поисковых систем,

       научная информация и использование документов

            В районной газете опубликованы 2 статьи, копии представлены в отдел архивов Минкультуры Чувашии.

Введено в базу данных программы «Архивный фонд» 5 фондов , 0,16 МБ.

Исполнено за 2009 год 1928 запросов организаций и заявлений граждан по социально-правовым вопросам. В связи с большим потоком поступающих запросов и сложностью их исполнения значительный бюджет рабочего времени выделен на их исполнение.

4. Научно- техническая информация,

    повышение квалификации

            Начальник отдела находилась на краткосрочных курсах повышения квалификации в  РГУ «Государственный архив современной истории Чувашской Республики».

Подготовлены 11 информаций о работе архива, о важнейших событиях архивной службы и размещены  на сайте администрации района.