Сегодня, 22 апреля 2009 года, в зале заседаний администрации Канашского района состоялось совещание с ответственными работниками по делопроизводству. Участников совещания приветствовал управляющий делами администрации  Канашского района Г.П.Петров. Приняли участие заместитель директора по комплектованию и формированию Архивного Фонда РГУ «Государственный архив современной истории Чувашской Республики»  Л.Ю.Охоткина,  начальник отдела комплектования и работы с ведомственными архивами В.В. Цыпленкова, начальник отдела по делам архивов администрации Канашского района Л.П.Кириллова. По повестке дня рассмотрели четыре вопроса. По первому вопросу «О порядках составления и оформления номенклатуры  дел в организациях - источниках комплектования архива» выступила Валентина Васильевна Цыпленкова. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. В своем выступлении она отметила, что основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов, - подчеркнула Валентина Васильевна. Архивная опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. «Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.). Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией»,- отметила Л.Ю.Охоткина заместитель директора РГУ «Государственный архив современной истории Чувашской Республики». О научно- технической обработке дел, о правилах составления описей дел  подробно проинформировала Людмила Юрьевна. Были также рассмотрели вопросы о паспортизации организаций – источников комплектования, о новых методических разработках, подготовленных Государственным архивом современной истории Чувашской Республики.

Фоторепортаж