Свою деятельность отдел по делам архивов осуществляет во взаимодействии с администрацией Канашского района и при организационно-методическом руководстве отдела архивов Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики.

 Отдел руководствуется Федеральными законами «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Законом Чувашской Республики «Об архивном деле в Чувашской Республике», республиканской целевой программой «Культура Чувашии: 2006-2010 годы», «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», а также Уставом Канашского района и положением об отделе по делам архивов, утвержденным постановлением главы администрации от 01 февраля 2008 года №  48.

            В предстоящем году отдел намерен сохранить положительные сдвиги в архивном деле района, прежде всего в финансовой поддержке администрации района. Так, в 2009 году намечается дальнейшее укрепление материально- технической базы, планируется приобретение измерительных приборов для контроля за температурно- влажностным  режимом хранения архивных документов.

            В 2009 году отдел примет участие во всех организационных мероприятиях, проводимых администрацией района, а именно:

- в мероприятиях, проводимых в целях реализации Послания Президента Чувашской Республики Н.В.Федорова Государственному Совету Чувашской Республики "Будущее строим сегодня!";

- в мероприятиях, посвященных 64- летию Победы в Великой Отечественной войне, 110-летию М. Сеспеля, Дня Республики, Дня государственных символов Чувашской Республики;

-в  Единых информационных днях;

- в собраниях граждан в сельских поселениях и т. д.

При этом особое внимание будет уделено вопросам совершенствования документальной части делопроизводства и обеспечению сохранности документов организаций- источников комплектования архива.

В этих целях будет проведена работа по оказанию методической и практической помощи по упорядочению документов постоянного хранения и по личному составу, по подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования.

В 2009 году планируется начать работу с держателями личных фондов по передаче документов личного происхождения на хранение в районный архив.

            В связи с сохраняющимся в последние годы большим объемом запросов социально- правового характера, значительный бюджет времени будет затрачен на исполнение запросов.

Обеспечение сохранности и учет документов

Архивного фонда Чувашской Республики

             В области обеспечения сохранности и организации учета документов в 2009 году планируется:

- в связи с выделением в 2007 году дополнительного помещения под архивохранилище, будет продолжена работа по перемещению архивных фондов согласно утвержденной схеме размещений;

осуществление контроля за  температурно- влажностным режимом хранения документов, проведение  санитарных дней;

продолжение работы по приведению в надлежащий порядок архивных фондов;

- подшивка и мелкий ремонт дел и замена ярлыков  фонда № 210 СХПК «Урожай»- 50 ед. хр., проведение проверки наличия и состояния дел фондов:

№ 210 СХПК «Урожай» в количестве 330 ед. хр. в целях выявления пораженных биологическими вредителями (плесень, насекомые);

№ 165 совхоза «Урожай» в количестве 360 ед. хр. в  целях выявления поврежденных, влажных документов;

картонирование 500 ед. хр.;

своевременное и достоверное внесение изменений в комплекс учетных документов по фондам, в составе и объеме которых произойдут изменения;

-     составление сведений об изменениях в составе и объёме фондов на 01.01 ….;

составление паспорта Канашского районного архива;

-     проведение сверок карточек фондов с республиканским фондовым каталогом;

продолжение работы по введению базы данных в программу «Архивный фонд». За  2009 год планируется ввести 10 фондов.

2.    Формирование Архивного фонда Чувашской Республики.

Организационно-методическое руководство ведомственными

архивами и организацией документов в делопроизводстве

учреждений, предприятий и организаций

             В 2009 году планируется:

продолжение работы по уточнению списка организаций- источников комплектования архива;

оказание помощи в упорядочении документов и утверждении описей в ЭПК Минкультуры Чувашской Республики в количестве 350 ед. хр. и прием на хранение в архив в количестве 250 ед. хр (документы постоянного хранения управления образования администрации за 1992- 2005 гг.);

продолжение контрольных проверок (организация делопроизводства и обеспечение ведомственной сохранности) в организациях- источниках комплектования (управление образования администрации Канашского района, МП «Бюро технической инвентаризации Канашского района», МУЗ «Канашская ЦРБ»);

установление контактов с держателями личных фондов;

оказание методической помощи при проведении научно- технической обработки документов организациям- источникам комплектования и ликвидируемым организациям;

согласование номенклатуры дел управления образования администрации Канашского района, МП «Бюро технической инвентаризации Канашского района», МУЗ «Канашская ЦРБ»,  работа по контролю за организацией делопроизводства и обеспечением ведомственной сохранности документов в источниках комплектования;

утверждение инструкций по делопроизводству, обновление положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях в следующих организациях- источниках комплектования архива: МУЗ «Канашская ЦРБ», МП «Бюро технической инвентаризации Канашского района»;

-организация круглого стола по вопросам совершенствования работы с документами в сельских поселениях;

проведение заседания ЭПК по вопросам организации работы ведомственных архивов и  ЭК в источниках комплектования.

 3.   Создание информационно-поисковых систем,

       научная информация и использование документов

 Отделом по делам архивов к 86-летию архивной службы Чувашской Республики планируется провести День открытых дверей для учащихся средних общеобразовательных школ района. Также  участие в информационном обеспечении мероприятий, посвященных памятным и знаменательным датам:

- подготовка информаций о работе архива, о важнейших событиях архивной службы и размещение их на сайте администрации района;

- подготовка 3 статей  и их публикация в районной газете (ко Дню архивов, 64-летию Победы в Великой Отечественной войне, 110- летию М. К. Сеспеля).

Планируется работа по исполнению запросов организаций и заявлений граждан по социально-правовым вопросам. В связи с большим потоком поступающих запросов и сложностью их исполнения значительный бюджет рабочего времени планируется выделить на их исполнение. Введение сведений в автоматизированную базу данных «Архивный фонд» 10 фондов в количестве 250 ед. хр. – 0,65 МБ

 4. Научно- техническая информация

   В 2009 году планируется:

дальнейшее внедрение «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

участие во всех мероприятиях, организованных для архивных работников Министерством культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики;

подписка на журнал «Отечественные архивы».