В целях контроля за соблюдением архивного законодательства, состоянием делопроизводства, обеспечением сохранности документов, находящихся на ведомственном хранении, 11 января 2008 года в администрации Сугайкасинского сельского поселения проведена проверка, в ходе которой установлено:

 1.Ответственным за ведение делопроизводства на основании постановления главы сельского  поселения от 23.01.2006 года № 2 является Григорьева Н. И., специалист  администрации поселения.

2.Постановлением  от 23. 01. 2007г.  № 2 создана экспертная комиссия.

Положение об экспертной комиссии  разработано и согласовано с районным архивом 09. 04. 2007г.

3.Номенклатура дел  разработана в 2006 г., согласована с районным архивом.

4.Контроль за исполнением документов ведет  специалист Григорьева И. Н..

5. В соответствии с основами законодательства Российской Федерации и Чувашской Республики об Архивном фонде Российской Федерации и Чувашской Республики между сельским поселением и районным архивом заключен договор о сотрудничестве.

СОСТОЯНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Документы постоянного хранения сельской администрации за 1992- 1999 гг. хранятся в районном архиве, за 2000- 2002гг. в описанном виде -  в ведомственном архиве.

2.Документы постоянного хранения за 2003- 2005 гг. готовятся к передаче на хранение в Канашский районный архив.

3.Документы по личному составу за 1992- 2001 гг.  хранятся в ведомственном архиве поселения.        

4.Регистрация документов ведется в журнале.

            5.Постановления и распоряжения главы по основной деятельности и по личному составу ведутся согласно Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года № 536 « О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Протоколы заседаний Собрания депутатов ведутся согласно типовой инструкции. Протоколы оформлены в соответствии с нормативными требованиями, подписаны, имеются даты, нумерация. Решения Собрания депутатов подшиваются вместе с протоколами.

СОСТОЯНИЕ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА

1. Ответственность за ведомственный архив  постановлением от 09. 04. 2007г. № 8  возложена на специалиста И. Н. Григорьеву.

2.  Положение о ведомственном архиве разработано и согласовано с районным архивом 09. 04. 2007г.

3.Под архивохранилище выделено отдельное  помещение  площадью 10,8 кв. м.  с центральным  отоплением. На окне имеется металлическая решетка. Документы на полках расположены по годам. Установлена охранно-пожарная сигнализация. В архивохранилище соблюдается  санитарно-гигиенический режим.

 4.В администрации поселения хранятся документы по личному составу за 1992 - 2001 гг. в количестве  10 ед. хр.

5.Физическое состояние дел удовлетворительное. Документы используются для исполнения социально-правовых запросов граждан. Копии выданных справок  не откладываются.

Положительные стороны:

            Документы за 2006- 2007гг. ведутся согласно номенклатуре дел.

             В целях дальнейшего  совершенствования постановки делопроизводства и обеспечения сохранности документов ведомственного архива предлагается:

Провести научно-техническую обработку документов постоянного хранения за 2003 – 2005 гг. и представить документы по результатам научно-технической обработки на рассмотрение и утверждение ЭПК Минкультуры ЧР.

 Формировать дела в соответствии с номенклатурой дел.

Представить в отдел копии свидетельства о регистрации поселения, о ликвидации сельской администрации.

Изучить внимательно  вышеуказанную типовую инструкции по делопроизводству.

6. Активизировать работу экспертной комиссии.

7. Утвердить регламент работы администрации.

8. Недостатки устранить в срок до 31. 01. 2008г.