В Канашском районном архиве на 1 января 2004 года в наличии числится 200 фондов, хранятся 22603 ед. хр. (документов).

В течении 2003 года на постоянное хранение поступило 653 ед. хр. По личному составу, т.е. книги приказов ведомости начисления заработной платы и 65 ед. хр. Документы постоянного хранения от Межхозяйственного предприятия ОАО «Дружба» по производству свинины, Государственной налоговой инспекции по Канашскому району, «Канашский мясокомбинат» за 1998-2002 г.г., ОАО «Канашский леспромхоз» за 1939-2002 г.г.

В районном архиве на 01.01.2004 г. по личному составу хранятся документы: «Универсальная база Чувашпотребсоюза», «база по материально-техническому снабжению «Канашагропромснаб».

В течении 2003 года в Канашский районный архив поступило 134 запроса граждан социально-правового характера, из них исполнено с положительным ответом 106 запросов.

За 2003 год утверждены описи дел постоянного хранения на ЭПМК госкомархива Чувашской Республики 31 организация – источники комплектования Канашского районного архива.

Идет работ по усовершенствованию и переработке описей дел постоянного хранения предприятий сельского хозяйства по разработанной программе на 2003-2005 г.г., которые также хранятся в районном архиве.