Инструкция о порядке проведения проверок учреждений - источников комплектования

1.Общие положения

Инструкция о порядке проведения проверок учреждений- источников комплектования устанавливает единые правила контроля за соблюдением учреждениями-источниками комплектования государственных архивов порядка ведения делопроизводства и архивов, также оформления результатов этой работы. В зависимости от вида контроля госархивами осуществляются комплексные, тематические, контрольные и инспекторские проверки.

Комплексная проверка осуществляется в целях проверки одновременно всех направлений деятельности учреждения по ведению делопроизводства и архива.

Тематическая проверка осуществляется в целях проверки отдельно взятого направления деятельности учреждения в области ведения делопроизводства и ведения архива.

Контрольная проверка осуществляется в целях контроля за выполнением рекомендаций, данных в ходе комплексных или тематических проверок.

Инспекторская проверка осуществляется в целях установления правонарушений в сфере архивного законодательства и наложения соответствующих административных взысканий.

2.Подготовка к проверкам учреждений

Эффективность проводимых проверок зависит от уровня подготовленности проверяющего лица (куратора, инспектора), поэтому перед выходом в учреждение обязан изучить:

Законодательные и нормативно-правовые акты по архивному делу;
Основные правила работы государственных архивов КР (2009);
Основные правила работы архивов организаций (2009);
Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах КР (2007);
Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (1980);
Нормативно-методические документы, регулирующие деятельность архивных инспекторов (2008);
Нормативно-методические разработки по вопросам ведения делопроизводства;
Нормативно-методические разработки по вопросам ведения архивов учреждений;
Нормативно-методические разработки по вопросам организации работы экспертных комиссий учреждений;
Контрольно-наблюдательные дела проверяемых учреждений;
Описи дел учреждений;
Отчеты архивов учреждений;
Предыдущие справки по проверкам учреждений;
Предписания инспекторов и др. документы.

После теоретической подготовки проверяющим лицом (куратором, инспектором) составляется план проверки учреждения. Содержание плана зависит от цели посещения учреждения и вида планируемой проверки. Пункты плана проверки должны содержать конкретные ссылки на действующие законодательно-нормативные акты, а также на контрольные сроки рекомендаций предыдущих проверок. В необходимых случаях план проверки утверждается руководством государственного архива, в других - согласовывается с должностным лицом, ответственным за направление работы с учреждениями (заместителем директора, начальником отдела, заведующим сектором).

Проверки должны осуществляться только в учреждениях, включенных в списки учреждений-источников комплектования государственных архивов.

Проверки учреждений

Комплексные проверки осуществляются в рамках общереспубликанской комплексной проверки по планам (вопросникам), утвержденным руководителем республиканского органа управления архивным делом. Аналогичные проверки могут проводиться также по инициативе государственных архивов в разрезе области, района, города или отдельного учреждения по планам, утвержденным руководителями государственных архивов. Такие проверки могут осуществляться также в новых учреждениях для более детального изучения состояния ведения делопроизводства и архивного дела в них и планирования дальнейшей работы с ними.

В процессе комплексных проверок устанавливается:

Наличие в учреждении законодательных, нормативно-правовых и методических документов, регламентирующих ведение делопроизводства и архивного дела;
Выполнение (внедрение) учреждением действующих законодательных, нормативно-правовых и иных документов по вопросам архивного дела и делопроизводства;
Кадровое обеспечение службы делопроизводства и архива учреждения;
Состояние организации документов в текущем делопроизводстве;
Состояние сохранности документов в стадиях текущего и ведомственногохранения;
Состояние работы по организации отбора документов и передаче на государственное хранение;
Организация работы экспертных комиссий;
Обеспеченность архива специально оборудованными помещениями для хранения документов;
Соблюдение в архиве учреждения требуемых режимов хранения;
Организация работы архива учреждения и др.

При описании каждого из направлений рекомендуется давать ссылки на статьи Закона о НАФ КР, пункты (подпункты) Типовой инструкции по ДОУ (делопроизводства) в КР, Основных правил работы архивов организаций, действующих положений об архивах, ЭК (ЦЭК), предыдущих контрольных рекомендаций и др. документов.

Тематические проверки осуществляются в соответствии с годовым планом работы государственного архива. Круг учреждений, подлежащих проверке, определяется проверяющим лицом (куратором, инспектором) исходя из положения дела в архивах и службах делопроизводства учреждений. В ходе таких проверок изучаются следующие выделенные направления.

а). В области проверки работы служб ведения делопроизводства устанавливается:

Наличие Типовой инструкции по ДОУ (делопроизводству) в Кыргызской Республике (1995), отраслевой инструкции по ДОУ;
Кадровое обеспечение работы (наличие службы ДОУ: канцелярии, общего отдела, сектора; при отсутствии - лица, ответственного за делопроизводство, назначенного приказом руководителя учреждения);
Соблюдение правил оформления реквизитов документов, предусмотренных Типовой инструкцией, отраслевой инструкцией (бланк, текст, заголовок, адресование, датирование, подписание, согласование, визирование, утверждение и др.);
Наличие согласованной с государственным архивом номенклатуры дел;
Состояние ведения и формирования дел (в. т.ч. кадровой документации);
Количество входящих и исходящих документов, контроль исполнения и др.

б). В области проверки работы архива учреждения устанавливается:

Наличие положения об архиве учреждения;
Условия хранения документов (наличие архива учреждения, его характеристика: изолированность, место расположения (подвальное, не пдвальное, сухое, сырое), площадь, укрепленность дверей, отопление (центральное, котельное, печное), освещение (естественное, искусственное), наличие охранной и пожарной сигнализации, наличие приборов измерения температурно-влажностного режима хранения документов, оснащенность стеллажами (металлические, деревянные, комбинированные), наличие шкафов (деревянные, металлические) и др.;
Кадровое обеспечение архива учреждения (наличие заведующего архивом или лица, ответственного за архив, назначенного приказом руководителя учреждения);
Выполнение функций по подготовке документов учреждения для дальнейшего хранения (прием документов из структурных подразделений, научно-техническая обработка и описание документов, передача документов на государственное хранение и др.);
Выполнение функций по ведению учета документов архива учреждения (наличие отчета архива учреждения, наличие номенклатуры дел, описей дел; объем дел, хранящихся в архиве и их крайние даты, наличие фактов утери, порчи и др.).

в). В области экспертизы ценности документов учреждения устанавливаются:

Наличие положения о ЦЭК (ЭК) учреждения;
Выполнение функций по организации ежегодного отбора документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению;
Выполнение функций по организации экспертизы ценности документов на стадии подготовки дел к передаче в архив учреждения;
Выполнение функций по организации и проведению отбора дел к передаче в архив учреждения;
Выполнение функций по рассмотрению нормативных и методических документов по вопросам работы с документами;
Выполнение функций по рассмотрению описей дел и принятию решений об одобрении и представлении их на утверждение в государственный архив;
Ведение протоколов ЦЭК (ЭК) и др.

Проверяющее лицо (куратор, инспектор) в зависимости от цели посещения учреждения по своему усмотрению может составлять и другие варианты планов тематических проверок. Такие проверки можно проводить как с охватом учреждений определенных отраслей (в разрезе области, района, города), также единичных учреждений разных отраслей.

Контрольные проверки осуществляются систематически в целях обеспечения реализации рекомендаций, выданных учреждениям по результатам комплексных и тематических проверок. Планирование и круг учреждений, подлежащих таким проверкам, определяется проверяющим лицом (куратором, инспектором) исходя из контрольных сроков рекомендаций, данных учреждениям.

В процессе контрольных проверок устанавливается:

Выполнение рекомендаций, данных учреждениям по результатам комплексных проверок;
Выполнение рекомендаций, данных учреждениям по результатам тематических проверок.

В справках контрольных проверок отражаются краткие сведения о работе учреждения только по устранению им ранее выявленных нарушений. В случаях невыполнения рекомендаций и отсутствия причин для их устранения учреждение на основании информации проверяющего лица (куратора, инспектора) привлекается к административной ответственности.

В архивах, где функции куратора и инспектора совмещены, итоги контрольной проверки являются основанием для составления протокола об административном правонарушении.

Инспекторские проверки осуществляются в случаях несоблюдения учреждениями и организациями требований законодательства по архивному делу. Работа инспектора осуществляется в соответствии с годовым планом (см. Приложение к годовому плану). По необходимости такие проверки могут проводиться и вне плана. При составлении плана инспекторских проверок учитываются результаты комплексных, тематических и контрольных проверок. Инспекторские проверки осуществляются в соответствии с «Методическими рекомендациями для архивных инспекторов по проведению инспекторских проверок и порядку оформления материалов административных дел» (2008).

Основанием для проведения инспекторской проверки являются:

Сведения о выявленных нарушениях архивного законодательства и правил ведения делопроизводства;
Факты утраты, порчи и уничтожения документов НАФ КР;
Неисполнение рекомендаций комплексных, тематических и контрольных проверок;
Решения административной комиссии по делам об административных правонарушенияхв сфере архивного законодательства о проведении повторной инспекторской проверки;
Жалобы и заявления граждан на неисполнение запросов социально-правового характера;
Жалобы, заявления и обращения руководителей (должностных лиц) учреждений на действия сотрудников госархивов.

В результате проверки инспектором составляется протокол об административном правонарушении. На учреждения, совершившие правонарушения в сфере архивного законодательства, могут налагаться административные взыскания в виде предупреждения или штрафа. Порядок наложения административных взысканий устанавливается Положением о порядке наложения административных взысканий за правонарушение в сфере архивного законодательства.

Оформление результатов проверок учреждений

Результаты комплексных, тематических и контрольных проверок учреждений оформляются справками.

Справка - управленческий документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. При составлении текста справки необходимо придерживаться определенных правил.

Тексты справок рекомендуется разделять на две основные части, взаимосвязанных между собой.

В первой части указываются:

Полное наименование вида справки (комплексная, тематическая, контрольная) и краткая формулировка проверки (о чем?);
Дата проверки (число, месяц прописными буквами и год);
Данные о проверяющем лице (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность);
Цель проверки;
Описание положения дела (по пунктам плана);
Выявленные недостатки;
Общие выводы.

Во второй части указываются:

Рекомендации по устранению имеющихся недостатков;
Контрольные сроки выполнения рекомендаций;
Подпись проверяющего лица;
Гриф согласования справки с руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ведение делопроизводство); заведующим архивом учреждения (лицом, ответственным за ведение архива учреждения);
Гриф согласования справки с руководителем учреждения.

Грифы согласования оформляются для подтверждения согласия заинтересованных и ответственных лиц учреждений с содержанием текста справки.

При составлении текста справки нужно придерживаться стиля деловой речи. Текст справки должен быть ясным, информационно емким и убедительным. Ясность текста достигается логичностью и точностью выражения его содержания.

Текст справки должен отражать объективную действительность, не должен допускать двояких толкований. Формулировки должны быть безупречными в юридическом отношении, иметь правильные ссылки на законодательные и нормативно-правовые акты.

Текст справки должен быть также убедительным, содержащим аргументированную и логически обоснованную информацию, необходимую для составления ее рекомендательной части.

Рекомендательная часть справки должна содержать четкие предложения с конкретными сроками исполнения. Сроки исполнения рекомендаций, зависящих от прямого вмешательства руководителя учреждения, должны быть указаны по согласованию с ним.

При составлении объемной справки ее текст может состоять из разделов, подразделов, имеющих в необходимых случаях заголовки и нумерацию. Нумерация разделов обозначается арабскими цифрами.

Справки, составленные по итогам тематической и комплексной проверок, оформляются в двух экземплярах (оригиналах) на белом листе бумаги формата А4. На нижнем углу последнего листа слева оформляются грифы согласования справки со службами, отвечающими за ведение делопроизводства и архива учреждения (при их отсутствии - лицами, отвечающими за эти направления работ) и руководителем учреждения.

Справки подписываются проверяющим лицом, грифы согласования заполняются в соответствии с действующими правилами. Первый экземпляр справки вместе с сопроводительным письмом (на бланке для письма государственного архива), подписанным директором государственного архива (заместителем директора, отвечающим за работу с учреждениями) направляется в учреждение для выполнения рекомендаций. Второй экземпляр подшивается в дело «Переписка с учреждениями-источниками комплектования» для контроля руководства госархива. Третий экземпляр справки в копии вкладывается в контрольно-наблюдательное дело учреждения для контроля куратора.

Справка, составленная по итогам контрольной проверки, оформляется в двух экземплярах (оригиналах) на белом листе бумаги формата А4, подписывается проверяющим лицом. Один из них (после заполнения грифа согласования с учреждением) передается руководителю учреждения для выполнения указаний куратора, другой - вкладывается в контрольно-наблюдательное дело учреждения для контроля.

УТВЕРЖДЕНО

Протокол заседания ЦЭПК

30 мая 2011г. №4

Распечатать